Przekształcenie spółki – czy to trudne?

Przekształcenie spółki to nic innego jak zmiana jej formy prawnej, np. ze spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w spółkę akcyjną. Potrzeba dokonania zmiany formy prawnej może przy tym wynikać z różnych przyczyn biznesowych.

Najczęstsze przykłady przekształceń

Najczęściej jest to potrzeba dostosowania się do zmieniającego się otoczenia prawnego i biznesowego, w tym chęć obniżenia kosztów prowadzenia działalności, w tym kosztów podatkowych. Prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki z ograniczona odpowiedzialnością może bowiem służyć nie tylko ograniczeniu odpowiedzialności osobistej przedsiębiorcy, ale również znacząco obniżać koszty podatkowe prowadzonej działalności.

Stosunkowo często przekształcenie jest efektem decyzji o pozyskaniu środków na finansowanie działalności spółki od nowych inwestorów (wspólników). Bardzo często, taki inwestor nie chce lub z rozmaitych powodów nie może zainwestować w spółkę osobową (np. jawną), ale jest gotów zainwestować w spółkę kapitałową (np. w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością). Spółki z ograniczoną odpowiedzialności i akcyjne są bowiem lepiej przystosowane do funkcjonowania w układzie: założyciel oraz inwestorzy finansowi.

Ponadto, przy obecnie obowiązujących przepisach, tylko forma spółki akcyjnej pozwala na poszukiwanie do naszej spółki inwestorów w formule crowdfundingu. Wreszcie tylko spółki akcyjne mogę być wprowadzane do obrotu na Giełdzie Papierów Wartościowych (w tym na rynku NewConnect).

Przekształcenie w spółkę kapitałową (spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółkę akcyjną) pozwala też na zwiększenie płynności naszego majątku, gdyż udziały i akcje są znacznie łatwiejsze do zbycia, niż udział w prawach i obowiązkach wspólnika spółki osobowej (np. spółki jawnej).

Zdarza się również, że przekształcamy spółkę kapitałową w spółkę osobową, np. ze spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w spółkę komandytową, po to, aby łatwiej i szybciej doprowadzić do jej likwidacji. Choć może trudno w to uwierzyć, takie działanie pozwalają na istotne skrócenie czasu niezbędnego do zgodnego z prawem wykreślenia spółki z KRS.

Jednoosobową działalność gospodarczą też można przekształcić w spółkę

Warto też pamiętać, że możliwe jest przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę kapitałową (np. w spółkę z ograniczona odpowiedzialnością). Takie przekształcenie często wymuszają przepisy, które wymagają formy konkretnej spółki dla prowadzenia niektórych rodzajów działalności.

Warto to także rozważyć w kontekście ograniczenia odpowiedzialności osobistej za efekty prowadzonej działalności, co często umyka uwadze osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, w sytuacji szybkiego zwiększania się rozmiarów tej działalności i równoczesnego narastania stopnia jej skomplikowania oraz ryzyk związanych z prowadzeniem coraz większej działalności. Powyższe odnosi się również do dopuszczanego przez prawo przekształcenia spółki cywilnej.

Właściwe przygotowanie do przekształcenia spółki

Przedsiębiorca, który słyszy, że musi dokonać przekształcenia ma prawo czuć się niepewnie. Może nie mieć żadnego doświadczenia w tym zakresie, a przepisy wymagają, dla dokonania przekształcenia, podjęcia wielu czynności i przygotowania wielu dokumentów. Od razu powstaje obawa przed koniecznością poniesienia znacznych wydatków i poświecenia czasu, który można przecież poświęcić na prowadzenie biznesu, a także obawa przed popełnieniem kosztownych błędów.

Przekształcenie nie musi się jednak wiązać z nadmiernymi kosztami i znaczącym zaangażowaniem czasowym przedsiębiorcy. Nie musi tak być, o ile podejdzie się do niego z właściwym przygotowaniem, przestrzegając obowiązujących w tym zakresie przepisów. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych wydatków, a czasem także kosztownych błędów.

O czym musisz pamiętać przekształcając spółkę!

Należy pamiętać, że decyzja o przekształceniu wymaga każdorazowo poczynienia odpowiednich przygotowań. Warto zastanowić się:

• po co się przekształcamy;
• w jaką formę spółki chcemy się przekształcić;
• czy w działalności nie wykorzystujemy takich zezwoleń, koncesji, ulg które nie są możliwe do utrzymania po dokonaniu przekształcenia;
• jak spółka będzie funkcjonować po przekształceniu;
• kto będzie wspierał spółkę w procesie przekształcenia.

Na samym początku, zawsze należy zadać sobie pytanie, po co się przekształcamy, dlaczego w ogóle chcemy lub musimy się przekształcić? Może cele, które sobie stawiamy można korzystniej lub prościej osiągnąć w inny sposób niż przekształcając się? Dopiero gdy uznamy, że wiemy po co się przekształcamy, a przekształcenie jest najbardziej korzystne lub niezbędne dla osiągniecia postawionych celów, można przystąpić do prac mających na celu przekształcenie spółki.

Zasadniczo już na tym etapie warto korzystać z wsparcia doświadczonych prawników, którzy znając nasze cele mogą fachowo doradzić jak najlepiej je osiągnąć i jakich pułapek unikać.

Różne cele przekształcenia z naszej praktyki

Co do celu przekształcenia, to w naszej praktyce, przekształcenie najczęściej przeprowadzane jest wtedy gdy dotychczasowi wspólnicy spółki, działającej w formie spółki jawnej lub komandytowej, postanowili dostosować się do zmieniającego się otoczenia prawnego i biznesowego, w tym skorzystać z możliwości obniżenia kosztów prowadzenia działalności, w tym kosztów podatkowych.

Stosunkowo często przekształcenie było też wynikiem pozyskania finansowanie od inwestora (inwestorów), który wymagał jednak przekształcenia się w spółkę z ograniczona odpowiedzialnością lub spółkę akcyjną, które są lepiej przystosowane do przyjmowania wspólnika – inwestora.

Często zdarzały się też przypadki przekształcenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w spółkę osobową (np. w spółkę komandytową), celem przeprowadzenia następnie wykreślenia spółki bez przeprowadzenia likwidacji.

To w jaką spółkę chcemy się przekształcić wynika najczęściej wprost z tego jakie cele chcemy zrealizować w wyniku przekształcenia. Stosunkowo rzadko możemy więc wybierać pomiędzy kilkoma możliwymi rozwiązaniami.

Jeżeli w naszej działalności wykorzystujemy zezwolenia, koncesje, lub ulgi, przed przystąpieniem do przekształcenia należy koniecznie sprawdzić czy ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi nie stanowi, że dane zezwolenie, koncesja albo ulga nie przechodzą na spółkę przekształconą. W praktyce to bardzo rzadkie przypadki i najczęściej spółka przekształcona utrzyma wszystkie zezwolenia, koncesje oraz ulgi, ale zawsze należy pamiętać o dokonaniu odpowiednich ustaleń.

Przebieg procesu przekształcenia

Samo przekształcenie, o ile pracujemy ze wsparciem fachowych doradców, nie jest procesem angażującym istotnie przedsiębiorcę i jego pracowników. Warto jednak mieć świadomość skutków podjętej decyzji, co w praktyce oznacza, że warto uświadomić sobie odmienności codziennego funkcjonowania w nowej formie (jako nowa spółka).

Tu znowu kłania się konieczność pracy z odpowiednimi doradcami, którzy jeszcze przed podjęciem decyzji o przystąpieniu od przekształcenia wytłumaczą co oznacza przekształcenie dla działalności spółki i dla jej wspólników. Może oznaczać to bowiem zmianę sposobu opodatkowania spółki lub wspólników (tak będzie np. przy przekształceniu spółki osobowej w spółkę kapitałową). Podobnie, inaczej zbywa się udziały spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a inaczej akcje spółki akcyjnej.

W praktyce sporządzenie planu przekształcenia biorą na siebie doradcy prawni spółki, którzy przy wsparciu księgowych, są w stanie przeprowadzić cały proces przekształcenia.

Przy właściwej organizacji procesu i przy zgodzie na przekształcenie ze strony wszystkich wspólników spółki, od decyzji o przekształceniu do wpisania przekształcania do KRS może minąć nawet tylko 45 dni. I nie jest to teoria, tylko nasza praktyka z wiosny roku 2024 w warszawskim sądzie rejestrowym.

Warto przy tym zauważyć, że wpisanie przekształcenia do rejestru nie oznacza końca prac związanych z przekształceniem. Przekształcenie rodzi bowiem konieczność dokonania kilku czynności faktycznych. O dokonaniu (rejestracji w KRS) przekształcenia należy bowiem poinformować księgowych, wprowadzić odpowiednie zmiany w materiałach informacyjnych spółki, na stronie www, itd.. Mimo, że nie wynika to z żadnego przepisu prawa, warto również przekazać taką informację naszym kontrahentom, choćby po to, aby otrzymywać od nich poprawnie wystawione faktury.

Najczęściej popełniane błędy przy restrukturyzowaniu spółek

Na koniec chciałbym zwrócić uwagę ma kilka często występujących błędów, popełnianych przy okazji przekształcenia. Do tych błędów można zaliczyć:

• podjęcie decyzji o przekształceniu bez określenia oczekiwań i celów stawianych przed przekształceniem;
• naruszenie przepisów dotyczących terminów podejmowania kolejnych czynności w ramach przekształcenia;
• naruszenie przepisów dotyczących daty na jaką sporządzone powinny być załączniki do planu przekształcenia;
• niedostosowanie zapisów umowy lub statutu spółki przekształconej do oczekiwań i celów leżących u podstaw podjęcia decyzji o przekształceniu;
• dokonanie przekształcenia w sposób generujący konieczność zapłacenia znaczącego podatku dochodowego;
• niewłaściwa komunikacja przekształcenia z pracownikami i kontrahentami spółki.

AUTOR: Adam Osiński

E-mail: aosinski@kaos.pl

Tel. Kontaktowy: 602 180 828